ÉVALUATIONS

evaluations à distance - FAQ

Tu trouveras ici une série de Questions-Réponses (FAQ) concernant l’organisation de la session et les évaluations à distance.

Elles sont organisées autour de 5 thématiques : des informations administratives générales, la session de juin,la session de septembre, l’accompagnement, les évaluations.

Ne sont reprises que les questions pour lesquelles les modalités changent suite au confinement. Il n’y a, par exemple, pas de changement concernant les canaux de diffusion des horaires d’examens, les modalités à suivre en cas d’absence à un examen (remise de certificat médical, etc.), la constitution des jurys de délibération.

Si tu ne trouves pas réponse à l’une de tes questions, n’hésite pas à la poser en envoyant un message à l’adresse moncouteausuisse@vinci.be.

Ces FAQ sont régulièrement mises à jour.

Informations générales

Chaque enseignant peut être contacté par mail à son adresse professionnelle (prenom.nom@vinci.be).

Le service Comptabilité est accessible à l’adresse compta.etudiants@vinci.be.

L’attestation n’entre pas dans le cadre de la notion de déplacement indispensable que ce soit au sens de l’article 3 du décret (français) du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire ou au sens de l’arrêté ministériel (belge) du 23 mars 2020, modifié à plusieurs reprises, portant des mesures d’urgences pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19.

Nous ne pouvons donc malheureusement pas  délivrer ce type de document.

Toutefois, nous pouvons t’envoyer un document attestant ton inscription à la Haute Ecole et précisant la période d’examens à distance.

Par ailleurs, le Conseil National de Sécurité se réunit régulièrement et précise, au fur et à mesure, les pistes qui sont envisagées pour le déconfinement progressif qui semble s’amorcer tant en France qu’en Belgique. En fonction des décisions qui seront prises et communiquées à cette occasion, nous pourrions, le cas échéant, revoir cette décision et vous faire parvenir un document conforme à la législation belge.

A partir du mardi 19 mai, les étudiants peuvent venir chercher leurs effets personnels dans les bâtiments de la Haute Ecole.

Cet accès ne pourra se faire que sur rendez-vous et en respectant scrupuleusement les mesures mises en place.

Questions administratives - Session de juin​

La Haute Ecole a pris la décision de respecter le calendrier académique initial, les cours se terminent aux dates initialement prévues. Celles-ci sont disponibles dans le calendrier académique propre à chaque institut.

Les horaires définitifs d’examens sont finalisés. Ils t‘ont été transmis le 7 mai selon les canaux de communication habituel de ton département (mail ou Celcat).

Cette année, la confection des horaires a été particulièrement complexe et était dépendante des éléments suivants :

  1. adaptation des horaires aux nouvelles modalités d’évaluation communiquées aux étudiants le 27 avril;
  2. envoi d’une enquête permettant aux étudiants de signaler d’éventuels problèmes logistiques (clôturée le 4 mai);
  3. mise en place d’une plateforme dédiée uniquement aux évaluations, EvalMoodle, afin d’augmenter la possibilité d’organiser un plus grand nombre d’examens simultanément;
  4. test de charge de la plateforme Evalmoodle avec les étudiants et les membres du personnel pour lequel les résultats sont rassurants (voir FAQ ci-dessous J’ai reçu une demande pour participer à un test de charge sur Evalmoodle ce 30 avril. Comment s’est-il déroulé ? );
  5. vérification à l’échelle de la Haute Ecole, tous départements confondus, du nombre de connexions par jour et par heure selon les horaires prévus en fonction du test de charge.

Les points seront communiqués sur myvinci.be, après les délibérations du jury.

La consultation des copies devrait, en l’état actuel des choses, être maintenue.

Dans la mesure où les examens auront été présentés en mode distanciel, la consultation devrait prendre la même forme. Les équipes techniques travaillent à opérationnaliser cet aspect des choses.

Questions administratives - Session de septembre

A priori, les dates initialement prévues sont maintenues.

Si cette session devait être reportée ou avancée pour permettre, par exemple, de rattraper des activités d’apprentissage qui n’auraient pas pu être dispensées pendant le second quadrimestre, tu en es informé dans les PDF présentant les modalités d’évaluation qui t’ont été communiquées le lundi 27 avril via le Portail Etudiant Vinci.

Les examens de juin et de septembre se dérouleront, dans toute la mesure du possible, selon des modalités identiques.

Toutefois, les évaluations du premier quadrimestre qui n’ont pas été organisées au second quadrimestre (c’est-à-dire pour les étudiant.es en bachelier – poursuite de cursus et les étudiant.es en master) seront, dans la mesure où la gestion de la crise sanitaire le permet, organisées selon les mêmes modalités que celles prévues pour les évaluations du premier quadrimestre.

L’accompagnement par les différents services

(bibliothèques, outils informatiques, accompagnement des étudiants à besoins spécifiques, soutien financier, soutien psychologique, accès aux locaux...)

Si tu es un étudiant qui bénéficie d’un PAI (Programme d’Accompagnement Individualisé), tu as reçu un courriel de la part de ton référent pédagogique/administratif te demandant de faire part des aménagements raisonnables liés aux besoins que tu  penses rencontrer lors des examens à distance.

Sur la base des aménagements raisonnables renseignés, ton référent reviendra vers toi avec des adaptations possibles dans le contexte actuel.

L’équipe EAD (enseignement à distance) développe par ailleurs sur la chaine Stream Student EAD des tutoriels dans lesquels les spécificités présentées par certains  étudiants sont déjà prises en considération (aide à la lecture d’écran dans Forms, par exemple),

Le lundi 18 mai, les bibliothèques Vinci entament leur déconfinement progressif.

Tu ne vas toutefois pas pouvoir t’y rendre pour étudier ou travailler seul ou en groupe. Les salles de travail en groupe, les salles multimédia, les rayonnages et les espaces dédiés aux nouvelles pédagogies (comme le LEO-Lab et le KLAB) restent fermés.

Quels sont les services offerts à partir du 18 mai ?

  • A partir du lundi 18 mai et jusqu’au 9 juillet, tu as la possibilité de restituer les documents/ouvrages empruntés. Tu dois toutefois fixer un rendez-vous avec l’équipe des bibliothèques avant de t’y rendre. Des mesures spécifiques d’accès s’appliquent. Prends-en connaissance avant de te rendre à la bibliothèque.

Tu peux déposer les documents à la bibliothèque Vinci la plus proche de ton domicile; il n’est pas nécessaire de te rendre à la bibliothèque dans laquelle tu as effectué le prêt initial. Tu peux consulter les adresses des bibliothèques en cliquant sur ce lien.

  • A partir du lundi 25 mai : tu peux de nouveau emprunter des ouvrages/documents ; tu auras jusqu’au 14 septembre au plus tard pour restituer les documents. Cela prendra la forme d’un ‘take away’. Tu dois fixer un rendez-vous avec l’équipe des bibliothèques avant de t’y rendre. Attention : le rendez-vous doit être fixé au plus tard le mercredi 12h pour le lundi de la semaine suivante. Des mesures spécifiques d’accès s’appliquent. Prends-en connaissance avant de te rendre à la bibliothèque (lien vers intranet).
  • Scan de documents : tu peux envoyer un mail à l’équipe des bibliothécaires pour demander de t’envoyer une version scannée d’articles ou des pages d’un livre qui ne peut habituellement pas être emprunté. Voilà les adresses mail de l’équipe des bibliothécaires :
    Bibliothèque Promenade de l’Alma : bibliotheque@vinci.be
    Place de l’Alma : cddparnasse@vinci.be
    Ixelles : bibliotheque.mariehaps@vinci.be
    Louvain-la-Neuve : bib.encbw@vinci.be

Tu as emprunté un ouvrage/document et tu n’as pas l’occasion de te rendre à la bibliothèque pour le ramener ?

Pas de panique. Tous les prêts sont prolongés jusqu’à la rentrée académique prochaine et ils devront être rendus pour le 14 septembre 2020 au plus tard.

Tu te demandes quels types d’ouvrages sont accessibles dans les bibliothèques Vinci ?

Rends-toi sur Zéphyr, le catalogue en ligne des bibliothèques.

Visionne aussi les différents épisodes ‘Je kiff ma bib’ qui te disent tout sur la recherche documentaire Vinci.

#1 – Elles sont toujours là

#2 – Google versus les bibliothèques : à la fin, c’est qui qui gagne ?

#3 – Google versus catalogue des bibliothèques : les principaux atouts de Zéphyr, le petit nom du catalogue

Les bibliothèques!
 
Les bibliothécaires tiennent des permanences et sont à ta disposition pour t’accompagner dans tes recherches documentaires.
 
Pour bénéficier de cet accompagnement, prends rendez-vous avec le site de la bibliothèque de ton implantation et uniquement celui-là.
 
L’offre des bibliothèques est en effet fonction des formations proposées sur les différents sites de la Haute Ecole. Ainsi par exemple, si tu habites Louvain-la-Neuve, mais étudie la logopédie, tu dois prendre contact avec la bibliothèque d’Ixelles.
 
Voici les courriels des bibliothèques de la Haute Ecole :
• Louvain-la-Neuve : bib.encbw@vinci.be
• Woluwe – Place de l’Alma : cddparnasse@vinci.be
• Woluwe – Promenade de l’Alma : bibliotheque@vinci.be
 
Le catalogue des bibliothèques, Zéphyr, est disponible en ligne.
 
Pour les curieux, les bibliothèques mettent aussi à votre disposition un Mooc (cours en ligne) sur la recherche documentaire (Appolodoc, voir http://appolodoc.vinci.be/).
 
Et les prêts et les scans de documents ?
 
A partir du 18 mai, les bibliothèques entament leur déconfinement progressif.
 
Tu vas pouvoir rendre des ouvrages empruntés, emprunter de nouveaux ouvrages/documents ou demander de t’envoyer des scans d’articles ou d’ouvrages qui généralement ne peuvent pas être empruntés.
Pour tout savoir, rends-toi sur Zéphyr, le catalogue en ligne des bibliothèques.
 
« Je Kiff’ ma bib », les vidéos de l’équipe des bibliothécaires pour t’aider dans la recherche documentaire
 
Chaque semaine, l’équipe des bibliothèques met en ligne une vidéo ‘Je kiff’ ma bib’  dans ‘Mon couteau suisse’ :

Si tu as fait part de ces difficultés dans l’enquête ‘Contraintes matérielles’ enquête qui était accessible ici jusqu’au 4 mai, tu as normalement été contacté.e par le Service social de la Haute Ecole.

Si, depuis lors, l’état de ton matériel informatique et/ou de ta connexion s’est détérioré, prends contact avec le service social de la Haute Ecole. Il envisagera avec toi différentes alternatives.  Attention : le Service social est très disponible, mais il n’a pas nécessairement de solution à tous les problèmes. Pour permettre à ce service de réagir au mieux, merci de le contacter deux jours ouvrables avant l’examen pour lequel une difficulté technique se pose.

Les étudiants du CEHE et tes délégués de cours sont aussi pris par leurs cours et la préparation des examens. Si tu as des problèmes d’ordre informatique ou matériel, tourne-toi désormais vers le Service social.

Les bibliothèques sont les premiers espaces de la Haute Ecole à entamer le processus de déconfinement (voir FAQ ci-dessus Les bibliothèques Vinci sont-elles accessibles ?‘).

Par contre, les salles d’étude, les salles de travail en groupe, les salles multimédia et les espaces dédiés aux nouvelles pédagogies (type LEO-Lab et KLAB) restent fermés jusqu’à nouvel ordre.  

Toutefois, si tu as des difficultés pour présenter les épreuves à distance (problème de support informatique , de connexion ou pas de lieux où t’isoler au calme…), n’hésite pas à contacter le service social de la Haute Ecole. Il envisagera avec toi les différentes alternatives.

Prends contact avec une assistante sociale ou le service social à l’adresse : service.social@vinci.be

Une assistante sociale reprendra contact avec toi pour analyser ta situation et mettre en place l’aide financière la plus adéquate. Cette aide pourra prendre la forme d’une intervention en matière de prise en charge de loyer, d’une aide alimentaire ou toute autre aide susceptible d’alléger ton budget.

Les évaluations

Ajoutez votre texte de titrage ici

Les modalités d’examen t’ont été précisées dans le Vinci Express du 27 avril. Tu peux retrouver le lien pour accéder à ces modalités ici.

Les examens en ligne vont tous avoir lieu sur une plateforme Moodle dédiée uniquement aux évaluations, EvalMoodle. Cette plateforme est déjà accessible. Tu y trouves notamment la charte informatique que tu dois signer. (voir FAQ ci-dessous Pourquoi dois-je signer une charte informatique ? )

L’évaluation en ligne peut prendre l’une des formes suivantes : un oral, un travail écrit, un questionnaire ou une vidéo. Chacune de ces évaluations fait l’objet d’une présentation en images des différentes étapes auxquelles tu seras confronté.e pour passer ton examen. Tu y trouveras aussi des liens vers des tutos. Prends le temps de parcourir l’animation ci-dessous.

La charte informatique que tu es invité.e à signer lors de ta première connexion à EvalMoodle, la plateforme des examens Vinci, rappelle à chaque étudiant.e ses droits et devoirs en matière d’évaluation en ligne (règles d’utilisation des outils informatiques ; respect du droit à l’image ; respect de la propriété intellectuelle ; respect du règlement général des études ; respect du règlement général sur la protection des données).

Cette validation est obligatoire pour avoir accès à EvalMoodle. Elle ne doit être effectuée qu’une seule fois. Si tu as validé la charte sans y prêter attention la première fois, tu peux la relire plus attentivement en cliquant ici.

Il est recommandé de prendre connaissance de ce document avant ton premier examen, pour avoir le temps de le parcourir à ton aise.

La Haute Ecole a choisi de ne pas investir dans des dispositifs anti-tricherie pour les évaluations à distance.

Les apprentissages, plutôt que le contrôle, sont au cœur des réflexions dans la mise en place des évaluations. La confiance et l’appel au sens de la responsabilité de chacune des parties, enseignants et étudiants, doivent dès lors prévaloir.

Dans ce cadre, la charte informatique (cfr. FAQ ci-dessus Pourquoi dois-je signer une charte informatique ?), que vous signerez lors de votre prochaine connexion sur Evalmoodle, vous rappelle les droits et devoirs à respecter lors des évaluations en ligne.

Le règlement général des études reste d’application.

Quel que soit ton examen (oral, examen écrit, questionnaire, remise d’une vidéo), la procédure est toujours la même : tu reçois un courriel de ton enseignant t’invitant à rejoindre la plateforme EvaMoodle, qui centralise tous les examens. Tu te connectes à la plateforme et tu signes la feuille de présence virtuelle pour le cours.

Pour avoir un aperçu des différentes étapes propres à chaque modalité d’examen, c’est par ici.

Sur la plateforme EvalMoodle, tu as accès à un Helpdesk, sur lequel tu peux cliquer. Le lien te donne accès à :

  • des informations sur les navigateurs à privilégier pour tes examens (Firefox et Chrome) ;
  • l’état, en temps réel, des outils (EvaMoodle, Form, Teams, Wooclap/Wooflash, courriel) et des opérateurs (Proximus, Telenet, Voo, Base, Orange, edpnet) ;
  • une adresse courriel (support@vinci.be), gérée par une équipe de la Haute Ecole qui, en fonction de ton problème, te renverra vers la personne compétente pour le traiter ;
  • un numéro de téléphone, accessible à partir du 18 mai prochain et qui te sera communiqué sur la page d’aide informatique.

Des tests à blanc, ou examens à blanc, peuvent être proposés par tes enseignants pour t’entrainer.

Toutefois, il n’y a pas d’obligation de prévoir un essai avant l’examen.  Les examens à blanc sont présentés sur la même plateforme que les examens, EvalMoodle.

Comme annoncé dans le Vinci Express du 27 avril dernier, des principes, valables pour toutes les examens de la Haute Ecole, ont été édictés à propos des QCM. L’un de ces principes stipule l’interdiction d’un minutage par question.

Les autres principes relatifs aux QCM sont les suivants :
• interdiction des points négatifs ;
• max 1h30 par questionnaire d’examen en ligne : une cinquantaine de questions maximum s’il s’agit d’un test de connaissance ; la moitié, si le test nécessite une réflexion ou une analyse ;
• le formulaire doit autoriser les allers-retours afin de permettre une vue globale du questionnaire.

Les enseignants ont également reçu cette communication.

Des tutos sont accessibles sur le document qui te présente les différentes évaluations step par step (voir FAQ ci-dessus Comment vont se dérouler les examens ?).

D’autres tutos sont également disponibles sur la chaîne Stream EAD Student. Stream est accessible en te connectant avec ton adresse @student.vinci.be sur Office 365.
Consulte également le cours MooVin Student EAD : des tutos y sont proposés avant chaque test à blanc.

Une plateforme moodle, Evalmoodle, est exclusivement réservée aux évaluations à distance.

Comme vous serez nombreux à être connectés en même temps à cette plateforme, le service informatique devait s’assurer de sa solidité. Raison pour laquelle un ‘test de charge’ a été réalisé le 30 avril.

Conscients de l’enjeu, 1800 étudiants et membres du personnel se sont portés volontaires en un temps record pour participer au test. Ils ont été répartis entre 3 activités : un quizz moodle, un devoir moodle et un formulaire.

Les résultats du test sont tout à fait rassurants quant à la solidité de l’infrastructure.

 
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